新入社員の定着率を高めるオリエンテーションの重要性と実施ポイント

「新しく社員が入社しても、すぐに辞めてしまう」——新卒・中途問わず、新入社員の定着率に悩む企業は少なくありません。そういった企業の多くは、「オリエンテーション」が適切に遂行されていない場合が見受けられます。
オリエンテーションは、新入社員のモチベーション向上、企業理念や文化の浸透に役立ち、業務理解とスタートの早期化を促進します。さらに、社員の働きやすさや定着率UPにも繋がります。オリエンテーションは、企業規模を問わず、すべての企業にとって大切な施策です。この記事では、オリエンテーションの重要性と、実施ポイントについて詳しく解説します。

はじめに：オリエンテーションの意味と重要性

オリエンテーション(orientation)には、「物事の進路や方針を決めること」という意味合いがあります。

組織におけるオリエンテーションとは、新しい人々が適応できるように教育・指導することを目的として、新たに何かを始める前に提供される基礎トレーニングを意味します。

オリエンテーションは、新卒・中途関係なく、新しく入社するすべての人(以下「新入社員」)全員に必要です。具体的には、企業理念やルール、必要な知識や技術を理解することに加え、社内で早期に適応することを目的としています。
ここからは、新卒・中途採用者それぞれに対するオリエンテーションの重要性の違いをご紹介します。

新卒社員オリエンテーションの重要性

新卒社員のオリエンテーションでは、学生と社会人との違いを認識させ、社会で活躍するための準備を行うことが主な目的とされます。働くことや報酬を得る意味、ビジネスマナー、組織の一員としての心構えや行動、そして会社としての目標や課題、新入社員に期待されることなどを伝える機会でもあり、社会人の基礎力に関わる研修となります。

中途採用者オリエンテーションの重要性

中途採用者向けのオリエンテーションでは、新入社員としての心構えや行動だけでなく、自分の役割を明確に理解することが重要です。
中途採用者には、新卒社員と違って以前の職場や業界で培った経験や知識があります。そのため、オリエンテーションにおいては、それを生かすことのできる環境や仕事内容についても企業は説明する必要があります。中途採用者に対するオリエンテーションを行うことで、新入社員の不安や困りごとを解消し、スキルやポテンシャルを発揮して働いてもらうことができます。

このようにオリエンテーションは、新入社員が業務にスムーズに取り組むために必要不可欠な取り組みであり、企業にとっても社員の働きやすさや定着率を高めるための大切な施策と言えます。

オリエンテーションのメリット

社員が入社してもすぐに辞めてしまったり、既存社員との衝突が多くなったりして、管理者としての本来の業務以外の対応が増えて困っているという相談が増えています。

考えられる要因はいくつかありますが、最も多いのは入社前と入社後のギャップを乗り越えられないことです。業務に配置する前や研修を行う前にしっかりとオリエンテーションを行うことで、後々発生する問題を回避することができます。

オリエンテーションを行うことで得られるメリットは、次の3つです。

1．社員のモチベーション向上

新入社員は、入社後に業務に対する不安や新しい環境に対して緊張を感じることがあります。しかし、組織が目指すビジョンやミッション、そして社員のそれぞれの役割を明確に伝えることで、自分がどのような業務に従事するのかが明確になります。これにより、自分がやるべきことが明確になり、積極的に取り組むことができるようになります。

2．企業理念や文化の浸透

オリエンテーションには、企業理念や文化の浸透も重要な目的の一つがあります。新入社員に対して、会社の価値観や行動規範を理解してもらうことで、会社全体で同じ方向に向かって動くことができます。目指す方向性や共通言語が増えることで、コミュニケーションが促進され、チームワークの向上が期待できます。

3．業務の理解とスタートの早期化

業務内容や組織の紹介、ルールの説明を事前に行うことで、業務に対する不安や心配事を軽減し、業務の理解とスタートを早期化することができます。また、社内で評価されるふるまいを事前に伝えることで問題を回避し、スムーズな業務遂行を支援することができます。

オリエンテーションの基本

オリエンテーションは、新入社員のスムーズな業務開始のために欠かせないトレーニングです。オリエンテーションを実施する上で、時期や期間、形式、内容、フォローアップの実施など、様々なポイントに留意する必要があります。詳しく解説していきます。

オリエンテーションの時期と期間

オリエンテーションの時期と期間は、通常、入社後すぐに実施されます。ですが、業務内容によっては、ある程度経験を積んでから実施される場合もあります。また、期間については、1日から1週間程度の期間が一般的です。

オリエンテーションの形式

オリエンテーションの形式は、企業によって異なりますが、以下のような形式が一般的です。 それぞれのメリット・デメリットにも触れて解説していきます。

• グループ形式
  グループ形式のオリエンテーションは、関係づくりには適しています。社内の雰囲気に慣れてもらいたい場合は、既存社員も参加してチームビルディングのワークショップなども行っていくと良いでしょう。
  しかし、1対複数への発信になるため、一人一人の理解度を把握しづらいというデメリットがあります。重要な情報や理解を促したい場合には適していないといえます。
• 個別指導形式
  個別指導形式は、その人に合った情報の伝達ができます。どのように理解したのかも確認しながら行えるため、学習深度の調整も行えます。
  デメリットは、ほかのメンバーとの交流がないため、関係作りができないことです。
• eラーニング形式
  eラーニングの良さは、時間と場所を選ばないことです。すでに録画された情報を閲覧できるようにしておけば担当者の時間を効率的に活用できるでしょう。
  デメリットは、理解度の把握ができないことと、ほかのメンバーとの交流がはかれないことです。

どのような形式で行うかは、何を伝えたいのかを考えてプランニングしていく必要があります。それぞれの形式のメリット・デメリットを加味しながら最適なオリエンテーションを設計していきましょう。

オリエンテーションの内容

オリエンテーションの内容は、新入社員が業務にスムーズに取り組めるよう、適切な内容となるように設定する必要があります。以下は、オリエンテーションで取り扱うべき内容の一例です。

1. 企業理念やビジョン、ミッションの説明
2. 業務内容や組織の紹介
3. セキュリティやコンプライアンスなどのルールの説明
4. 福利厚生や労働環境、教育制度などの説明
5. コミュニケーション・グランドルールの共有

それぞれの具体的な内容は、以下の通りです。

1．企業理念やビジョン、ミッションの説明

企業の理念やビジョン、ミッションを説明しましょう。自分が所属する組織が社会にどのような価値を提供していけるのかを明確にすることで、仕事の重要性や必要性について考えることができるようになります。

2．業務内容や組織の紹介

ビジョンを達成するために、どのような業務に従事するか、どの部署に所属するかを説明しましょう。何のために、誰と何をするのかを明確にすることで、自分の役割を把握し、業務に対する理解を深めることができます。

3．セキュリティやコンプライアンスなどのルールの説明

事前に遵守すべきセキュリティやコンプライアンスなどのルールを説明することは重要です。現代では多様な価値観や認識レベルが存在するため、公的な責任が発生する問題については、何かが起きてからでは対処が難しいことがあります。組織側が新入社員にルールを説明することで、新入社員が会社のルールを遵守することができ、業務に対するストレスを軽減できます。

4．福利厚生や労働環境、教育制度などの説明

現在、企業を選ぶ際の軸は「働きやすさ」と「やりがい」です。福利厚生や教育制度などの準備が整っているかどうかは、新入社員にアピールするポイントとなります。さらに、従業員が良いパフォーマンスを発揮するために、どのような取り組みをしているか積極的に伝えましょう。

5．コミュニケーション・グランドルールの共有

どの組織にも暗黙のコミュニケーションルールが存在し、新しく入社する社員は、いままでのルールをもとに行動します。最も多い離職理由の「人の問題」は、共通のコミュニケーションのスタイルや考え方がそろっていないことで発生しています。既存社員のあたりまえと入社してくる社員の認識値をあわせておくことで、問題を事前に回避させることができます。

例えばグランドルールの一例は以下の通りです。

＜ふるまい＞

• 指摘や避難、否定だけではなく、提案もセットで話しましょう。
• 組織が大切にしている価値観を積極的に共有しましょう。
• 挑発、中傷、個人攻撃などの行為は疑心と不信を招きます。憶測、推測、誤解を蔓延させる原因になることは避けましょう。
• 問題や課題に気が付いたら、主体的に解決するための行動を取りましょう。

＜伝え方＞

• コミュニケーションの目的を明確にしてから、やり取りをしましょう。（相談したい／報告・共有・確認をする／指導を依頼したい／アドバイスがほしいなど）
• 伝わったかどうかは、伝える側の責任です。相手にどのように伝わったかを確認しましょう。

＜共通認識＞

• コミュニケーションは、伝わりにくいものです。
• お互いの認識は、そもそもズレているものです。
• 推測・憶測・誤解によるズレが生じやすいです。

安心して働くための基本的なポイントに留意することで、新入社員がスムーズに業務に取り組めるようになり、企業にとっても社員の働きやすさや定着率を高めることができます。
上記のほかにも、あなたの組織で大切にしたいコミュニケーションのルールを定めていきましょう。

オリエンテーション成功のためのフォローアップ

オリエンテーションは、新入社員がスムーズに業務に取り組めるように必要不可欠な取り組みです。しかし、オリエンテーションだけでは社員の定着率を高めることはできません。オリエンテーション後のフォローアップが必要です。フォローアップには、主に以下の2つがあります。

1．受講者へのアンケートの実施

オリエンテーション後に受講者へのアンケートを実施することで、オリエンテーションの改善点を把握することができます。受講者からのフィードバックをもとに、より効果的なオリエンテーションを実施することができます。

2．定期的なフォローアップ

オリエンテーション後には、定期的なフォローアップ面談を行うことが大切です。環境にまだ慣れていない社員は、緊急でない限り相談しづらいと考える傾向があります。そのため、定期的な面談を行うことで相談や話がしやすくなります。これは、採用者の定着率を高めることにもつながるでしょう。以下にいくつかのフォローアップ方法を紹介します。

1．日常的なコミュニケーション

周囲の情報を知らないことは、不安や失敗の原因になることがあります。そのため、社内(または部署)全体で積極的にコミュニケーションをとり、新入社員が早く馴染めるようにサポートすることが必要です。既存社員の人柄を知ったり、意外な一面を知ることで、社内でのコミュニケーションが取りやすくなります。既存社員から積極的に声をかける環境づくりは不可欠です。

2．定期的なフォローアップ面談

新入社員からはみんなが忙しそうに見え、声をかけづらい雰囲気があります。従業員満足度調査(ES調査)をすると、「緊急のことでない限り相談ができなかった」「タイミングを伺いすぎてしまった」との意見が多く寄せられることは珍しくありません。何かが起きてから話すのではなく、定期的に面談を行うことで、話しやすい環境を作ることができます。

3．キャリアプランの明確化

キャリアプランのサポートは、重要なフォローの一つです。入社後にどのようなキャリアプランを描けるかで、業務への積極性も変わります。目標と現状のギャップを減らし、仕事における目標を明確にすることは、モチベーションの維持にもつながります。

オリエンテーションを開催したら、その後はすべて順調ということはあり得ません。伝えた内容の定着には時間がかかるものです。定期的なフォローを行うことで、常にお互いの認識のずれを修正することができます。時間を惜しまず丁寧に浸透させていくことで、より強い組織が形成されます。

まとめ

オリエンテーションは、社員のモチベーション向上、企業理念や文化の浸透、業務の理解とスタートの早期化を促進します。さらに、社員の働きやすさや定着率を高めるのにも役立つ、企業にとって大切な施策です。実施する上で、時期や期間、形式、内容、フォローアップの実施などに留意し、適切な内容を提供することが重要です。

また、社内だけでは当たり前になりすぎて言語化できないこともあります。私たち外部の専門家がもつ知見をもとに組織のルールをみなおすことで、漏れのない効果的なオリエンテーションの実施が可能です。外部資源もうまく活用しながら、オリエンテーションの見直しを行ってみてはいかがでしょうか。

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